清掃業務から一歩越えた「Value」へ

清掃スタッフがスマホで入力、ホテルスタッフが直ぐに状況把握できる

ホテルの客室や共用施設の異変や故障などに一番早く気付けるのが、実は日々の清掃スタッフです。また客室の備品や消耗品などの在庫状況も、出し入れを行っている清掃スタッフが把握していることが多いです。そして、ホテルでは、お客様のチェックアウトからチェックインの僅かな時間の間に、出来る限り修繕や補充を間に合わせ、何事もなかったかのように、フロントでお客様を迎えなければいけません。そのためには、清掃とホテルとの迅速なる連携と情報の共有が必須になります。
それを最大限にサポートするために生まれたのが、「HoteKan（ホテカン）」になります。

「HoteKan」専用サイトを下記のURLからご覧に頂けます。
URL：　https://hotekan.com/

「HoteKan（ホテカン）」では、備品の在庫状況を把握するための「備品管理アプリ」と、修繕の必要な設備に関する履歴を管理できる「設備管理アプリ」の2種類があります。

備品管理アプリ

備品管理アプリでは、ホテル内にある備品を配置されるエリア毎に分類し、全て見えやすい形で一覧化します。
清掃スタッフの用いる入力画面とホテルスタッフの用いる管理画面は別になっています。清掃スタッフの用いる入力画面は、スマートフォンやタブレットで入力しやすいデザインになっています。また、入力も非常に簡単になっており、在庫から備品を出し入れした際に、出したら出した数の「－」を押すだけで、入れたら入れた数の「＋」を押すだけで入力が反映されます。

一方、ホテルスタッフの用いる管理画面では、現状の備品の個数や備品の保管場所、更に経年での個数の推移も確認できます。更には、発注が必要となる残り在庫数を設定しておけば、残り在庫数を切った瞬間に、アラートメッセージのメールが自動的に届きます。これにより、在庫数の把握不足による発注ミスや遅れによって、客室の売り出しが出来なくなるといった機会損失を未然に防ぐことができます。更に、入社間もないホテルスタッフに対して、ホテルの備品の一覧理解や補充の際の保管場所についての教育マニュアルとしても活用が可能です。備品の写真を登録ができるので、備品に関する内線でのお客様からのフロントへのご要望の際にも、具体的なイメージを持ってご対応できるかと思います。

設備管理アプリ

設備管理アプリでは、ホテルの客室や洗面所、トイレ、空調や給湯器、照明から防災設備に至るまで、備品管理アプリと同様に、配置されるエリア毎に分類し、全て一覧化します。お客様がチェックアウトされた後、清掃スタッフが客室や共用施設の清掃に入った際に、「壁クロスの破れ」や「ウォシュレットの故障」、「照明が付いていない」、「天井からの水漏れ」などの設備に関する異常や問題に気づいたとき、清掃スタッフの方でアプリの入ったスマートフォンもしくはタブレットで写真を撮影し、テキストで問題内容を入力します。

清掃スタッフが入力した問題に関して、直ぐにホテルスタッフ側でアプリの管理画面にて確認します。問題が生じているエリアにホテルスタッフが現地確認に行き、問題の詳細をアプリに追記します。それを受けて、決裁権を持つホテルの支配人やマネージャーが対応方法を検討し、工務店などに修繕依頼を掛けます。その内容も日時を入力した上で入力をします。その後、工務店などによって修繕が完了次第、After画像を撮影し、修繕内容を追記します。設備管理アプリも備品管理アプリ同様、クラウド管理になるので、支配人やマネージャーもしくは関係業者がリモートで入力・管理することができます。更に、過去の修繕内容のプロセス履歴が見える為、こちらも修繕方法に関しての教育マニュアルとして活用が可能です。